Departamento pessoal: Saiba tudo sobre esse setor!

Por Myriam Mello*

Importante setor encarregado da administração dos funcionários de uma empresa, o Departamento de Pessoal (DP) é responsável por fazer os
processos de admissão de funcionários, cálculos de folha de pagamento dos colaboradores, férias, 13º e rescisões de contratos de trabalho.

Começando pelo processo admissional, esse é simplesmente realizar o registro do funcionário que está sendo admitido na empresa. As empresas têm até 48 após o início do funcionário para fazer o registro do mesmo.

Os documentos básicos para o processo de admissão são: cópia do RG, cópia do CPF, original e cópia da carteira de trabalho (CTPS); inscrição no PIS/Pasep, foto 3×4, cópia do título de eleitor; cópia do comprovante de endereço; cópia do comprovante de escolaridade; cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado), original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma
clínica de exame admissional), cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos) e cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos.

Folha de pagamento – rotina importante do departamento pessoal

A Folha de Pagamento é um documento trabalhista preparado por todas as pessoas jurídicas e equiparadas que possuam funcionários. Podendo ser elaborada mensal, quinzenal ou semanalmente, esses processos são responsáveis por grande parte do tempo de trabalho da equipe do departamento pessoal, principalmente se a empresa conta com um quadro de colaboradores extenso. É importante ressaltar que, a elaboração da folha de pagamento de empregados nas empresas é um documento obrigatório tendo como fundamento a fiscalização trabalhista e previdenciária.

Do salário bruto dos funcionários os principais descontos são: (i) INSS parte do funcionário; (ii) dependentes e (iii) imposto de renda retido na fonte. Podendo ainda ser descontados pensão alimentícia, faltas, atrasos, vale transporte, adiantamento salarial e contribuição sindical.

FGTS – Sobre o valor do salário bruto dos funcionários, a empresa recolhe 8% a título de FGTS (esse valor é custo da empresa), a empresa deve depositar em uma conta na Caixa Econômica Federal em nome do empregado. Esse valor o funcionário poderá sacar o montante integral se for demitido sem justa causa ou em certos casos como compra de imóvel e doença.

Para o recolhimento mensal do FGTS é utilizada a Guia de Recolhimento do FGTS – GRF, e para o recolhimento rescisório a guia é a GRRF – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS.

INSS patronal– também é um custo da empresa, que deverá recolher 20% do valor da folha de salários através da GPS declarada na GFIP/SEFIP.

Férias – O direito de férias é garantido constitucionalmente pelo art. 7º, inciso XVII. Esse direito é aplicado a todos os empregados, seja no setor rural ou urbano, e ainda servidores públicos, membros das forças armadas e empregados domésticos, este último de acordo com o art. 7, parágrafo único da Constituição Federal.

As férias serão gozadas em dias corridos, contando-se domingos e feriados e de uma só vez, nos moldes do art. 134 da Consolidação das leis trabalhistas (CLT). Todavia, é possível, em casos excepcionais, o fracionamento em três períodos, um dos quais não poderá ser inferior a 5 dias. Esta possibilidade é vedada aos menores de 18 e maiores de 50 anos.

As férias são calculadas com base no salário atual do empregado, somado com a média dos eventos variáveis do último período. Sendo que o período de férias é variável de acordo com a categoria. Sobre essa base de cálculo, é adicionado o 1/3 constitucional ao salário de férias, a terça parte do salário. Os eventos variáveis são hora-extra, adicional de insalubridade, adicional de periculosidade, comissões, prêmios, ajuda de custo e salário maternidade.

13º Salário

É ainda no departamento pessoal onde é realizada a provisão para décimo terceiro salário. O 13º é uma remuneração natalina obrigatória. O empregador deve
pagar esta remuneração em duas parcelas, a primeira a qualquer
momento, até o dia 30/11 e a segunda parcela até 20/12 de cada ano.

A base de cálculo do 13º é levantada da mesma forma que as
férias (Salário Base + Média Remunerações variáveis no ano). Sobre a primeira parcela do 13º salário não incide tributos e sobre a segunda parcela irá incidir Imposto de Renda e INSS. Esses impostos irão incidir sobre o valor total do décimo terceiro e não apenas sobre a segunda parcela.

Rescisão do contrato de trabalho

A rescisão é o desligamento do empregado, que pode ocorrer de várias formas que impactarão no cálculo da rescisão, as principais formas de desligamento são: (i) demissão sem justa causa; (ii) demissão com justa causa; (iii) pedido de demissão e (iv) acordo entre as partes.

Esse texto apresenta de forma resumida as principais funções e rotinas do departamento pessoal, não pretendendo esgotar o assunto que é extenso e envolve técnicas contábeis, legislação trabalhista e legislação previdenciária. Além das normas da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT), do Ministério do trabalho e emprego, dos sindicatos e medicina do trabalho e segurança.

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